Canal de comunicación para informar de actividades y conductas presuntamente irregulares.
Si tienes información o sospechas razonables de que se ha producido o puede producirse una infracción en nuestra organización, envíanos toda la información al respecto.
FORMULARIO DENUNCIA (NO ANÓNIMA)
Información, Condiciones, Reglas De Uso Y Aceptación
Índice
- Objeto
El Sistema interno de información del Grupo Solventia y del resto de entidades que integran nuestro grupo empresarial (en adelante la “EMPRESA”) ha creado un canal interno de información a disposición de los empleados y directivos y de cualquier interesado para que éstos puedan comunicar cualquier potencial incumplimiento, irregularidad, ilícito que observen o en el que se vean involucrados en el marco de su relación con la EMPRESA o realicen cualquier tipo de consulta sobre el Código de Conducta, el Programa de Compliance de la EMPRESA, normativa interna así como demás políticas asociadas.
- Ámbito de aplicación
A los efectos de este protocolo de Sistema interno de información se entiende por incumplimiento, irregularidad o ilícito toda actuación susceptible de ser considerada delito o infracción, sea contraria a la normativa aplicable en cada momento o al Código de Conducta y demás normas y políticas internas de nuestra EMPRESA. También esperamos que se nos trasladen simples situaciones o conductas irregulares no sancionables con el objetivo de corregir la situación en la medida de lo posible. Asimismo, este canal le servirá para plantear cualquier consulta relacionada con nuestro Programa de Compliance, la normativa aplicable o la normativa interna propia de la EMPRESA.
El Sistema interno de información de nuestra EMPRESA está disponible para [empleados, socios de negocios, clientes, proveedores, cualquier interesado, etc.] en la siguiente dirección: https://www.gruposolventia.net/ o en el siguiente correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
- Gestión
El Responsable del Sistema interno de información es Jennifer del Carmen Romero Diaz, Responsable de RRHH. Esta función respetará en todo momento los principios de confidencialidad, exhaustividad, respeto y dignidad que serán aplicados a lo largo de cualquier procedimiento.
- Procedimiento de gestión de consultas o informaciones
4.1. Admisión a trámite
Cuando cualquier interesado tenga cualquier tipo de indicio razonable, duda o conozcan de cualquier potencial incumplimiento, irregularidad, ilícito o cuando estimen conveniente realizar cualquier tipo de consulta sobre el Programa de Compliance deberán dirigir una denuncia/consulta (en adelante, la/s “Denuncia/s”) al encargado de la gestión del Canal Ético, a través de este Canal Ético.
Cualquier comunicación a través de nuestro canal interno de información debe ser veraz y respetar el principio de proporcionalidad. No se puede usar el Sistema interno de información con otras finalidades distintas al cumplimiento del Programa de Compliance, del Código de conducta o del resto de políticas y normativa interna de la EMPRESA.
Cualquier uso fraudulento, manifiestamente temerario, abusivo o con mala fe será sancionado siguiendo la normativa aplicable para este tipo de casos.
Las consultas o denuncias dirigidas al Sistema interno de información se enviarán a través de la web https://www.gruposolventia.net/ , a cualquiera de las direcciones que se indican a continuación, mediante la cumplimentación de un formulario claro y sencillo, descrito en el Anexo I del presente documento, que estará también disponible en la Intranet:
- SOLVENTIA 3 SL: https://www.gruposolventia.net/area-privada/solventia
- CEDAGA II LP SL: https://www.gruposolventia.net/area-privada/cedaga/
Dirección de correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
Por correo ordinario, certificado o burofax a C/Isaac Peral s/n , a la atención de Jennifer del Carmen Romero Diaz, responsable del Sistema.
Las consultas y denuncias serán tratadas de forma confidencial en todo momento y cualquier persona puede aportar su identificación o no. Si no aporta su identificación o datos de contacto no podremos ponernos en contacto con Ud.
La consulta o denuncia deberá contener la siguiente información:
- Datos identificativos suficientes delinformante;
- Descripción de los hechos y personas involucradas, evidencias, documentos y pruebas disponibles.
- Departamento afectado
- Tema de la consulta o denuncia (penal, laboral, protección de datos, competencia, anticorrupción, código ético, etc... otros..)
El responsable del Sistema interno de información, podrá solicitar al informante de información adicional que, en su caso, pueda aclarar o complementar lo expresado en la Denuncia o consulta. A partir de ahí acompañando dicha aclaración de los documentos y/o datos que resultasen necesarios para acreditar la existencia de una conducta irregular, ilícita o contraria a la legalidad o a las normas del Programa de Prevención de Riesgos Penales, al Código de conducta o al resto de políticas de EMPRESA.
4.2. Protección de datos de carácter personal
Los datos recabados en el marco del Sistema interno de información serán los estrictamente necesarios para gestionar, tramitar y dar respuesta a las Denuncias y Consultas y, en su caso, investigar los hecho sinformados.
Dichos datos serán tratados con esa exclusiva finalidad y no serán utilizados para otras finalidades incompatibles.
La EMPRESA ha adoptado las medidas técnicas y organizativas necesarias para preservar la debida seguridad y confidencialidad de los datos tratados en el marco del Sistema interno de información.
La información obtenida durante la tramitación de una Consulta/Denuncia podrá ser comunicada al Comité de Cumplimiento Normativo/ Oficial de Compliance, al Órgano de Administración, o al responsable de Recursos Humanos o del departamento afectado, con la exclusiva finalidad de tramitar la Consulta/Denuncia o de imponer las sanciones disciplinarias o contractuales que resulten procedentes. Esta información también podrá ser comunicada a las autoridades judiciales cuando así sea requerido por éstas o cuando los hechos informados constituyan un ilícito penal o administrativo.
En cualquier caso, las personas cuyos datos se recaben en el marco del Sistema interno de información podrán ejercitar sus derechos de acceso, rectificación, oposición, supresión (“derecho al olvido”), limitación del tratamiento, portabilidad y de no ser objeto de decisiones individualizadas dirigiendo una comunicación escrita a la dirección de correo habilitada adjuntando una copia de su DNI.
El derecho de acceso está limitado a los propios datos de carácter personal, no teniendo acceso el afectado - en ningún caso - a los datos identificativos del informante.
Todos los datos informados que no se admitan a trámite deberán ser eliminarán inmediatamente sin ser incorporados a ningún tipo de fichero o soporte.
Los datos de quien formule la comunicación y de cualquier implicado deberán conservarse en el sistema únicamente durante el tiempo imprescindible para la averiguación de los hechos informados. Posteriormente, se procederá a su supresión.
Cuando una comunicación a través del Sistema interno de información finalice mediante una sanción o medida disciplinaria por haber quedado suficientemente acreditados los hechos informados, los datos serán conservados, debidamente bloqueados, hasta que finalicen los plazos de prescripción de las posibles acciones y responsabilidades que pudieran derivarse de la interposición de tal sanción.
4.3. Admisión a trámite de la comunicación
El responsable del Sistema, no tramitará ninguna comunicación que de forma notoria resulte infundada o no se pueda considerar una irregularidad o una infracción del Código Ético, de las normas y políticas internas de EMPRESA o de la normativa aplicable, en cuyo caso, lo comunicará al informante de forma motivada.
La Admisión a Trámite de la comunicación, que no podrá durar más de diez (10) días desde la interposición de la comunicación, finalizará o bien con el archivo de la misma, según lo antes expuesto, o con la apertura de Expediente de Investigación (el “Expediente”), que da inicio a la Instrucción. El informante, en todo caso, será informado sobre la admisión de la comunicación o el rechazo de la misma, debiendo, en este último supuesto, emitir el encargado de la gestión del Canal Ético, un informe debidamente justificado y razonado.
Sistema interno de información-Procedimiento de investigación
4.4. Instrucción
4.4.1. Procedimiento de Investigación
La apertura del Expediente dará lugar a la admisión a trámite de los hechos informados y a la apertura de la Fase de Instrucción, que en ningún caso se podrá extender por plazo superior a los dos (2) meses desde la Admisión a Trámite de los hechos, salvo prórroga por idéntico plazo que deberá ser motivada.
Dentro del curso de la Fase de Instrucción, será el responsable del Sistema interno de información, /Oficial de Cumplimiento/Comité de Cumplimiento Normativo quien realizará la instrucción del asunto directamente o cualquiera de los miembros del Comité de Cumplimiento Normativo al que se le encomiende la inspección (en adelante, ambos denominados de forma indistinta como el “Instructor”).
En aquellos casos en los que el afectado pertenezca al responsable del Sistema, al Comité de Cumplimiento Normativo o sea el Oficial del Cumplimiento, éste no participará ni en la instrucción ni en la resolución de la investigación.
La EMPRESA garantiza los derechos de defensa, intimidad y presunción de inocencia de las personas objeto de investigación de informante y afectado .
El Instructor investigará los hechos para comprobar la veracidad y exactitud de la información realizada, pudiendo en la medida en la que el informante lo haya autorizado solicitar cuanta información, datos, documentos o cualquier otro medio probatorio fuese pertinente de cara al esclarecimiento de los hechos.
Al inicio de la instrucción, el Instructor informará al afectado sobre la existencia de una información sospechosa a través del canal interno. Si la notificación al afectado pudiera suponer un riesgo sobre la capacidad de investigación o para la integridad y derechos del informante el Instructor podrá retrasar la notificación hasta la finalización de la Fase de Instrucción.
Durante todo el procedimiento de instrucción y tramitación, el Instructor y todas las personas implicadas respetarán los principios de defensa, intimidad, indemnidad y presunción de inocencia del afectado y delinformante. Se podrá tramitar una audiencia, siempre que resulte posible y necesario para aclarar los hechos. Para ello, se podrá solicitar la participación tanto del informante, como del afectado , así como a cualquier tercero para aclarar la situación.
4.4.2. Informe de Instrucción
La Instrucción concluye con un Informe de Instrucción (el “Informe”), que el Instructor remitirá al Comité de Cumplimiento Normativo dentro del plazo de dos (2) meses máximos, para que sea este órgano quien se encargue de deliberar sobre los hechos informados y de comunicar al informante el resultado de la Instrucción.
En el Informe se incluirán los hechos objeto dela comunicación a través del Sistema interno de información, la documentación aportada o empleada en la fase de instrucción, la transcripción de las audiencias que se hubiesen realizado en su caso, así como las conclusiones del Instructor sobre los hechos objeto dela comunicación.
El Instructor podrá solicitar el asesoramiento interno o externo que precise, y en ambos casos, se exigirá la confidencialidad por escrito del asesor, empleado o directivo de EMPRESA.
4.5. Resolución
El responsable del Sistema, y/o el Comité de Cumplimiento Normativo sobre la base del Informe deliberará y resolverá la posible responsabilidad de las personas implicadas. En un plazo máximo de quince (15) días desde la fecha del Informe de Instrucción emitirá la Propuesta de Resolución del Expediente (en adelante, la “Propuesta”).
En el supuesto de que la resolución del Expediente concluya la responsabilidad del afectado o cualquier otra persona de la EMPRESA, el responsable del Sistema, y/o el Comité de Cumplimiento Normativo/ Oficial de Cumplimiento Normativo dará traslado de la Propuesta a la Dirección u Órgano de Administración y al departamento de Recursos humanos. Estos órganos adoptarán las medidas disciplinarias que fueran necesarias, con arreglo al régimen sancionador previsto en el Convenio Colectivo o en la legislación laboral aplicable.
En el supuesto de que la Propuesta concluya la responsabilidad del afectado, y sea este otro actor distinto de un empleado o directivo de la EMPRESA (Proveedor, Cliente o cualquier otro), el Comité de Cumplimiento dará traslado de la Propuesta a Órgano de Administración para que adopte las medidas oportunas incluyendo en su caso el inicio de acciones legales.
En ambos casos, el Órgano de Administración de la EMPRESA informará de la medida adoptada al Comité de Cumplimiento Normativo, al afectado, al informante y, en su caso, a los responsables de los departamentos que pudieran verse afectados por la medida propuesta.
Por último, cuando de la Propuesta se concluya la no responsabilidad del afectado, y sea este empleado o directivo de la EMPRESA, el Comité de Cumplimiento Normativo o el Oficial de Cumplimiento archivará el Expediente, informando de la decisión adoptada a la dirección responsable de la sociedad a la que pertenezca el afectado, así como al propio afectado.
Tratamiento de datos de carácter personal
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